KPI مهندسی فروش چیست؟ طراحی و تدوین شاخص های کلیدی عملکرد مهندسی فروش
KPI چیست؟
KPI مهندسی فروش چیست؟ طراحی و تدوین شاخص های کلیدی عملکرد مهندسی فروش
KPI چیست
تعاریف مفاهیم شاخص های کلیدی عملکرد KPI
تهیه و تدوین: گروه آموزش و مشاوره علی خویه
www.khooyeh.ir
www.khooyeh.com
www.marketingdoctor.ir
KPI مخفف (Key Performance Indicator) به معنای شاخص عملکرد کلیدی می باشد.
KPI به درک ما نسبت به میزان خوب بودن سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی تعریف شده است کمک خواهد کرد.
مشکلی که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند، در این است که آنها وقت
بسیار زیادی برای ایجاد برنامه‌های راهبردی صرف می‌کنند، ولی فرصتی برای
فورموله کردن این برنامه‌های نمی‌گذارند.
به منظور تدوین یک استراتژی جهت فرموله نمودن شاخص‌های کلیدی عملکرد، تیم مربوطه در سازمان باید با اصول اولیه را شروع
کرده، اهداف سازمان را شناسایی نموده، برای دستیابی به آنها برنامه‌ریزی
نماید و تعیین کند که چه کسانی می‌توانند بر روی این اطلاعات اقدام نماید.
این فرآیند تکرار شونده، شامل دریافت بازخورد تحلیلگران، مدیران و سرپرستان
بخش‌ها می‌باشد و در حین انجام آن، نسبت به اینکه کدام فرایند تجاری نیاز
به سنجش توسط شاخص‌های کلیدی عملکرد داشته و اطلاعات مربوط به آن را با چه
کسی باید در میان می‌گذارد، درک بهتری خواهند داشت.
انتخاب اشتباه KPI این خطر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که آنها را در مسیر اشتباهی قرار دهد و آنها را تشویق به
پیگیری چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آنها ندارد.
همچنین شاخص کلیدی عملکرد پارامتری قابل اندازه‌گیری است، که می تواند
منعکس کننده فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان باشد. این پارامترها از هر
سازمانی به سازمان دیگر متغیر هستند.
سه ویژگی مهم KPI :
۱- منعکس کننده اهداف سازمانی باشند
۲- قابل اندازه‌گیری باشند
۳- کلید موفقیت سازمان باشند
شاخص کلیدی عملکرد، یک متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک
شرکت تا چه اندازه به اهداف کلیدی خود نزدیک شده است. این شاخص میزان
عملکردهای مهم و اساسی شرکت را ارزیابی می‌کند. درواقع سازمان‌ها از این
شاخص برای ارزیابی موفقیت‌هایی استفاده می‌کنند که آنها را یک قدم به
اهدافشان نزدیک‌تر می‌کند. شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمان‌ها و حتی
کارهای شخصی میتواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص
ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.
چرا شاخص کلیدی عملکرد مهم است؟
شرکت‌ها بدون اندازه‌گیری و بررسی شاخص کلیدی عملکرد، هیچ بازخورد مناسبی
از نحوه‌ی عملکرد خود نخواهند داشت. شاید بعد از گذشت مدتی احساس کنند که
در کار خود پیشرفت کرده‌اند، اما نمی‌توانند زمینه‌ی موفقیت را به درستی
مشخص کنند یا آن را توسط یک معیار مناسب بسنجند. شما با استفاده از KPI
میتوانید اهداف دقیقی را برای خودتان مشخص کرده و استراتژی‌های مناسبی را
برای ارزیابی آنها مشخص کنید. همچنین این امکان برای شما فراهم میشود که
تاریخچه‌ای از عملکرد کسبوکار خود به دست آورید و ذخیره کنید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)را میتوان به عنوان ابزاری قدرتمند و حیاتی
برای مدیران و رهبران سازمانی در راستای درک میزان موفقیت و نیز انطباق با
مسیر برنامه راهبردی به شمار می‌رود. مجموعه مناسبی از شاخص‌ها و KPI
افق‌های روشنی پیرامون عملکرد سازمان در برابر دیدگان مدیران ارشد روشن
می‌نماید و مواردی از عملکرد سازمان را که باید مورد توجه بیشتر قرار گیرد،
مشخص می‌کند. بودن وجود KPI دقیق و شفاف، مانند این است که مدیران ارشد در
تاریکی حرکت می‌کنند.
مشکلی که بسیاری از مدیران با آن مواجه هستند در این است که در بسیاری از
سازمان‌ها حجم وسیعی از داده‌ها که سنجش آن آسان است، جمع‌آوری میشود و
مدیران بدون داشتن هیچ دیدی و در حالیکه تشنه اطلاعات مناسب می‌باشند، در
آنها غرق میشوند. مدیران اثربخش به خوبی این نکته را درک کرده‌اند که با
فهم دقیق ابعاد کلیدی عملکرد شرکت و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)دقیق
و حیاتی برای آنها میتوان عملکرد شرکت را به طور کارا و مفید تحت کنترل
درآورد. به عنوان مثال یک دکتر می‌داند که با سنجش ضربان قلب، فشار خون،
کلسترول و … میتواند وضعیت سلامت و حال عمومی بیمار خود را در گام اول
تشخیص دهد.
چه چیزی تأثیر شاخص کلیدی عملکرد را بیشتر می‌کند؟
بررسی شاخص کلیدی عملکرد نیز به اندازه‌ی دیگر کارهای شرکت مهم و حیاتی
است. گاهی اوقات شرکت‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد شناخته شده در صنعت
استفاده می‌کنند. سپس متوجه میشوند که این شاخص نمی‌تواند جوانب کاری
آنها را در نظر بگیرد. درنتیجه نمی‌تواند هیچ تغییر مثبتی در روند کارهای
شرکت داشته باشد. یکی از مهمترین مشخصات شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)این
است که آنها نوعی از ارتباطات هستند. درنتیجه مانند هر ارتباطات دیگری از
قوانین خاصی تبعیت می‌کنند. هرچقدر اطلاعات شفاف و واضح‌تر باشند، نتیجه‌ی
به دست آمده نیز قابل فهم‌تر میشود.
اعضای تیم شما برای ساختن یک شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)باید با اطلاعات
پایه و اولیه شروع کنند. این افراد باید اطلاعات خوبی از اهداف سازمان و
برنامه‌ریزی حرکت به سمت آنها داشته باشند. ساختن KPI یک فرآیند تعاملی
است که باید در تمام مراحل ساخت آن از تحلیلگران و مدیران بازخورد گرفته
شود.
با تحقیق پیرامون شاخص‌های کلیدی شرکت‌ها و سازمان‌ها بدون توجه به نوع کسبوکار و اندازه آنها، این نتیجه متصور است که بسیاری از شاخص‌ها میان آنها مشترک است و برخی از شاخص‌ها که خاص نوع کسبوکار آنها است، متفاوت خواهد بود. در ادامه فهرست برخی از مهمترین شاخص‌ها که در بسیاری از سازمان‌ها کاربرد خواهد داشت و سنجش آنها به پیشرفت عملکرد سازمان کمک خواهد کرد، اشاره خواهد شد.
چگونه شاخص کلیدی عملکرد بسازیم؟
در این بخش به معرفی ۵ گام کلیدی در مراحل ساخت یک شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)قابل اندازه‌گیری می‌پردازیم. همانطور که پیش‌تر گفتیم KPI برای هر نوع کسب‌و‌کاری میتواند استفاده شود. ما در این ۵ مرحله KPI مورد نظر برای سنجش عملکرد وب‌سایت را در نظر گرفته‌ایم.
مرحله‌ی اول: مشخص کردن اهداف
قبل از اینکه ترافیک وب‌سایت را اندازه‌گیری کنیم، بهتر است که هدف ساخت وب‌سایت را برای خودمان روشن کنیم. شاید انجام این کار غیرضروری به نظر برسد. اما معمولا وب‌سایت‌ها با ۲ هدف ساخته میشوند: افزایش فروش یا کاهش هزینه‌ی حمایت از مشتری. در ادامه به معرفی مثال‌هایی از هر ۲ هدف می‌پردازیم:
افزایش میزان فروش:
• تولید لید
• شناساندن برند
• فروشگاه اینترنتی
• شبکه‌ی اجتماعی
• سرگرمی
این سایت‌ها میزان درگیری کاربران و درنتیجه فروش محصولات را افزایش می‌دهند. شاید این سایت‌ها محصولات خود را مستقیما از طریق از وب‌سایت به فروش نرسانند، اما میزان شناسایی و درگیری برند را افزایش می‌دهند. درنتیجه میزان شناخت مردم از برند بیشتر شده و فروش محصولات بالا می‌رود.
کاهش قیمت‌ها:
• آموزش مشتری‌ها
• سلف سرویس
• سرویس مشتری
• اطلاعات
• اینترانت
این سایت‌ها امکان انتشار اطلاعات و پاسخ دهی آنلاین را فراهم می‌کنند تا میزان هزینه‌ی حمایت از مشتری‌ها را کاهش دهند. مطمئنا نوشتن یک صفحه اطلاعات هزینه‌ی بسیار کمتری نسبت به استخدام چند فرد متخصص برای حمایت از مشتری‌ها دارد.
داشتن درک درست از هدف راه‌اندازی وب‌سایت، به اندازه‌گیری میزان فعالیت وب‌سایت و بهبود عملکرد آن کمک می‌کند. اندازه‌گیری یکسری معیارها نیز به مرور زمان کمک می‌کنند که ببینیم بخش‌های مختلف سایت تا چه اندازه بهبود پیدا کرده‌اند. از آنجایی که هیچ گزارش تحلیلی نمی‌تواند اطلاعات کاملی از نزدیکی شما به اهدافتان بدهد، بنابراین خودتان باید یکسری از معیارها را زیر نظر داشته باشید. برای روشن‌تر شدن این موضوع ۲ مثال زیر را در نظر گرفته و مراحل ساخت KPI را روی آنها توضیح می‌دهیم:
مثال A: افزایش میزان فروش
مثال B: کاهش هزینه‌ی حمایت از مشتری‌ها
مرحله‌ی دوم: مشخص کردن فاکتورهای موفقیت یا CSF
فاکتورهای موفقیت، تعدادی از فعالیت‌های کلیدی هستند که یک شرکت، سازمان یا
حتی یک فرد برای رسیدن به موفقیت باید روی آنها تمرکز کند. فاکتورهای
موفقیت شرایط مشخص شده‌ای هستند که میزان دسترسی به اهداف یک کسبوکار را
در بازه‌های زمانی اندازه‌گیری می‌کنند. یک CFS خوب با یک فعل عملی آغاز
میشود و سپس چیزهای که باید مورد توجه قرار بگیرد را مشخص می‌کند. این
افعال عبارت‌اند از: جذب کردن، اجرا کردن، گسترش دادن، نظارت کردن، مدیریت کردن و افعال مشابه دیگر. فاکتورهای موفقیت همیشه ۲ عنصر را باهم ترکیب می‌کنند: فعالیت قابل اندازه‌گیری و بازه‌ی زمانی مشخص.
مثال A: افزایش دادن میزان لیدها به اندازه‌ی ۲۵ درصد در بازه‌ی زمانی ۱۲ ماه
مثال B: کاهش دادن میزان تماس‌های مرکز پشتیبانی به اندازه‌ی ۲۰ درصد در بازه‌ی زمانی ۱۲ ماه
مرحله‌ی سوم: درست کردن KPI از روی فاکتورهای موفقیت
همه‌ی فاکتورهای موفقیت لزوما KPI نیستند. فاکتورهای موفقیت عناصر ضروری
برای موفقیت یک استراتژی هستند. در حالی که KPI ها معیارهای محاسبه شده‌ای
هستند که کمیت فاکتورهای موفقیت را تعیین می‌کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد،
محاسباتی از متریک‌ها هستند که در مراحل بعدی مشخص میشوند. شاخص کلیدی
عملکرد در مرحله‌ی سوم شناخته میشود اما محاسبات آن در مرحله‌ی پنجم انجام
میشود. در ۲ مرحله‌ی بعدی متوجه خواهید شد که معیارها و متریک‌های زیادی
برای سنجش وجود دارند. اما تنها تعداد کمی از این متریک‌ها اطلاعات مفیدی
از عملکرد وب‌سایت را در اختیار ما قرار می‌دهد. تنها متریک‌هایی می‌توانند
اطلاعات مفید به ما بدهند که KPI باشند. فراموش نکنید که تمام KPI ها
متریک هستند اما همه‌ی متریک‌ها KPI نیستند. البته این مفهوم بعد از خواندن
مراحل چهارم و پنجم کامل‌تر میشود.
KPI مثال A: درصدی از بازدیدکننده‌ها که در یک ماه اخیر تبدیل به مشتری برند شده‌اند
KPI مثال B: نسبت تماس با مرکز خدمات مشتری در مقایسه با نرخ یک ماه گذشته
حال که KPI ها مشخص شدند باید معیارهای سازنده‌ی این شاخص‌های کلیدی عملکرد
(KPI)ها را مشخص کنیم. مثال A درصدی از بازدیدکننده‌ها هستند که تبدیل به مشتری برند
شده‌اند. بنابراین ابتدا باید این معیارها و محاسبات لازم برای مشخص کردن
آنها را پیدا کنیم. در مثال B ما باید معیارها مرتبط با مرکز تماس و
پشتیبانی آنلاین مشتری‌ها را جمع‌آوری کنیم.
مرحله‌ی چهارم: جمع‌آوری معیارها
معیارها یکسری اعداد خام هستند که میتوان اطلاعات مفیدی را از آنها
استخراج کرد. این معیارها اگر به هم ربط داده شوند، می‌توانند اطلاعات
مفیدتری را استخراج کنند. معیارها، پایین‌ترین سطح جزئیات در گزارش‌های
تحلیلی وب‌سایت‌ها، پایگاه داده‌ی شرکت‌ها و گزارشات مرکز تماس هستند.
ابتدا معیارها باید جمع‌آوری شوند تا ما بتوانیم متریک‌ها را در مرحله‌ی
پنجم مشخص کنیم. این معیارها به یک اندازه برای مثال A و B ارزش دارند:
• تعداد بازدید از صفحات
• تعداد بازدیدکنندگان
• تعداد دانلودها
• تعداد تماس‌های روزانه با مرکز پشتیبانی
• داده‌ی کمپین‌ها (مانند تبلیغات کلیکی)
مرحله‌ی پنجم: محاسبه‌ی متریک‌ها از روی معیارها
متریک‌ها محاسباتی از معیارها هستند و همیشه به‌عنوان نرخ، میانگین، نسبت
یا درصد بیان میشوند. ما می‌توانیم معیارها را به روش‌های مختلف تحلیل
کنیم در نتیجه بی‌نهایت متریک خواهیم داشت. متریک‌ها همچنین با یک بازه‌ی
زمانی تعریف میشوند. همانطور که در مرحله‌ی سوم گفتیم، تمام KPI ها متریک
هستند اما همه‌ی متریک‌ها KPI نیستند. یک متریک برای اینکه بتواند به KPI
تبدیل شود باید اطلاعات مفیدی از عملکرد سایت در اختیار ما قرار دهد. ۲
متریکی که در مثال A و B بررسی کردیم را در نظر بگیرید:
• درصد بازدیدکنندگانی که طی یک ماه اخیر تبدیل به مشتری شده‌اند (KPI مثال A)
• نسبت تماس‌های مرکز پشتیبانی آنلاین در مقایسه با یک ماه اخیر (KPI مثال B)
• تعداد صفحه‌های بازدید شده در هر بازدید در مقایسه با بازه‌ی زمانی قبلی
• تعداد خریدها به ازای هر بازدید در مقایسه با بازه‌ی زمانی قبلی
• نرخ تبدیل بازدیدکننده‌ها به مشتری
• درصد بازدیدکننده‌های جدید در مقایسه با بازه‌ی زمانی قبلی
• مدت زمان حضور هر بازدیدکننده در مقایسه با بازه‌ی زمانی قبلی
• انجام سرویس‌های آنلاین در مقایسه با تماس‌های مرکز خدمات پشتیبانی
مثال A
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)مثال A درصد تبدیل بازکننده به مشتری است. بنابراین اگر میزان آن از ۸ درصد به ۱۰ درصد تغییر کند، یعنی وب‌سایت ما نرخ تبدیل خوبی داشته است. این موضوع یعنی میزان فروش نیز در آینده بالا خواهد رفت.
مثال B
KPI مثال B نسبت تماس‌های خدمات مشتری آنلاین در مقایسه با تماس‌های ماه گذشته است. اگر این نسبت کاهش پیدا کند یعنی خدمات بیشتری از طریق پشتیبانی آنلاین به مشتری‌ها داده میشود. این یعنی سایت شما عملکرد خوبی داشته و هزینه‌ی پشتیبانی کاهش پیدا خواهد کرد.
درنهایت میتوان این‌گونه نتیجه‌گیری کرد که گزارش‌های تحلیل وب یا هر
گزارش دیگری به تنهایی اطلاعات مفیدی منتشر نمی‌کنند. اما فهم اهداف
کسبوکار و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)ها گزارش خوبی از عملکرد کسبوکار
به ما می‌دهند. این گزارش‌ها نشان می‌دهند که آیا نتایج ما به اندازه‌ی
کافی به اهدافمان نزدیک هستند یا یک سری تغییرات باید در عملکردها لحاظ
شود.
تفاوت متریک و معیار
متریک و معیار عناصری هستند که در این مقاله زیاد در مورد آنها صحبت کردیم. حال می‌خواهیم تفاوت این ۲ عنصر را بیان کنیم:
تعریف متریک: متریک یک معیار قابل اندازه‌گیری است که برای ارزیابی و پیگیری یک فرآیند خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تعریف معیار: معیارها اعداد یا ارزش‌هایی هستند که می‌توانند جمع زده شوند یا میانگین گرفته شوند. مانند فروش، فاصله، مدت زمان، دما و وزن.
تفاوت: معیار، یک اصل بنیادی یا یک اصطلاح خاص است. یک متریک میتواند از
یک یا تعداد بیشتری معیار تشکیل شود. به همین دلیل لغت متریک، هدف و عملکرد
دقیق‌تری دارد
شاخص‌های سنجش عملکرد مالی شرکت:
• سود خالص(Net Profit)
• حاشیه سود خالص(Net Profit Margin)
• حاشیه سود ناخالص ( Gross Profit Margin)
• حاشیه سود عملیاتی (Operating Profit Margin)
• نرخ رشد درآمد
• میزان کل بازگشت سهامدار (Total Shareholder Return)
• میزان ارزش افزوده اقتصادی (Economic Value Added)
• میزان بازگشت سرمایه ( Return on Investment)
• میزان بازگشت سرمایه نیروی انسانی (Return on Capital Employ)
• میزان بازگشت دارایی‌ها
• نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام (Debt-to-Equity Ratio)
• چرخه تبدیل وجوه نقد (Cash Conversion Cycle)
• نرخ سرمایه در حال کار (Working Capital Ratio)
• نرخ هزینه‌های عامل (Operating Expense Ratio)
شاخص‌های مربوط به مشتری:
• امتیاز ترویج مشتری: مشتریان به سه دسته ترویج دهنده (آن دسته از مشتریان راضی که در هر شرایطی از شما خرید می‌کنند)، مشتریان منفعل(آن دسته از مشتریانی که از شما راضی هستند، ولی از خرید رقبای شما نیز اجتناب نمی‌کنند)، مشتریان مخالف و ناراضی (آن دسته از مشتریانی که از شما ناراضی هستند و به برند شما صدمه وارد می‌کنند)
• نرخ حفظ مشتری
• شاخص میزان رضایت مشتری
• امتیاز میزان سوددهی مشتری
• ارزش طول عمر مشتری
• نرخ گردش مالی مشتری
• میزان تعامل مشتری
• شکایات مشتری
شاخص‌های مربوط به بازار و بازاریابی:
• نرخ رشد بازار
• میزان سهم بازار
• میزان نفوذ برند در بازار
• نرخ مکالمه با مشتریان
• رتبه جستجوی برند در اینترنت
• نرخ کلیک در صفحه و مشاهده سایت از سوی مشتریان
• سطوح مشارکت آنلاین مشتریان
• میزان مشارکت در شبکه‌های اجتماعی
• سنجش عملکرد اجرایی شرکت
• سطوح شش سیگما
• نرخ استفاده از ظرفیت منابع موجود
• سطح موارد زائد و دور ریز در فرآیندها
• زمان چرخه تکمیل سفارش
• نرخ ارائه به‌هنگام و کامل خدمت
• نرخ کمبود موجودی
• میزان انحراف از برنامه زمانی پروژه
• میزان انحراف از هزینه‌های پروژه
• شاخص میزان ارزش حصول شده
• بازگشت سرمایه پیرامون نوآوری‌های مختلف
• میزان دوباره‌کاری
• شاخص کیفیت
• شاخص اثربخشی تجهیزات
• میزان زمان خرابی یا کار نکردن خرابی ماشین یا فرآیند
• شاخص‌های عملکرد کارکنان
• میزان ارزش افزوده سرمایه نیروی انسانی
• میزان سود به ازای هر کارمند
• شاخص رضایت کارمندان
• سطح مارکت کارمندان در کار
• نرخ آشفتگی کارکنان
• میانگین مدت زمان بودن کارمند در شرکت
• میزان غیبت از کار
• امتیاز بازخورد ۳۶۰ درجه
• زمان استخدام
• میزان بازگشت سرمایه‌های حاصل از آموزش نیروی انسانی
• سنجش عملکرد حفاظت از محیط زیست و پایداری اجتماعی
• میزان استفاده از کربن
• میزان استفاده آب
• میزان مصرف انرژی
• میزان صرفه‌جویی
• میزان نرخ بازیافت
در انتخاب KPIهای خود از معیارهایSMART استفاده نمایید
یکی از راه¬های تشخیص مرتبط بودن KPI استفاده از معیارهای SMART است. هر
کدام از این حروف ابتدای کلمات خاص(Specific)، قابل اندازه ¬گیری
(Measurable )، قابل دستیابی (attainable)، مرتبط (Relevant) و مقید به
زمان (Time-bound) هستند.
در تعیین شاخص های کلیدی عملکرد برای کسب و کارتان سوالات زیر را در نظر
بگیرید، به این صورت قادر خواهید بود بهترین KPIs را جهت سنجش میزان تحقق
اهداف کسب و کارتان، انتخاب کنید :
• آیا اهداف کسب و کارتان مشخص و تعریف شده است؟ (هدف کسب جایگاه مشخصی در
بازار است یا به دست آوردن حاشیه سود و درآمدی معلوم و مشخص)
• آیا میتوان فرآیند تحقق هدف را اندازه گیری کرد؟ (برای مثال ممکن است هدف
رسیدن به سهام مشخص یا میزان حاشیه سود تعریف شده ای باشد.)
• آیا هدفی که تعیین کرده اید در دنیای واقعی قابل دسترس است؟ (هدفی را
برای کسب و کار خود انتخاب نکنید که با توجه به امکانات و منابع فعلی
توانایی تحقق آن وجود نداشته باشد.)
• هدفی که انتخاب کرده اید چقدر با سازمان و شرکت تان سازگار است؟ (اهداف باید در راستای استراتژی های کلان شرکت باشد.)
• در چه محدوده ی زمانی باید به اهداف تعیین شده دست بیابید؟ (تعیین بازه ی
زمانی از جمله ملزومات تعیین KPI محسسوب می شود، حتما این مورد را در شاخص
های ارزیابی عملکرد خود وارد کنید.)
در انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)های خود حتی می¬توانید از معیارهای SMARTER نیز استفاده نمایید.
معیارهای SMART همچنین می¬توانند به SMARTER به اضافه ارزیابی (Evaluate) و
ارزیابی مجدد (Reevaluate ) توسعه یابند. این دو گام بسیار مهم هستند زیرا
ارزیابی مدام KPIهایتان و ارتباط شان به کسب و کارتان خیال تان را راحت
می¬کند. به عنوان مثال اگر در سال جاری شما از درآمد هدفتان تجاوز کرده
¬اید باید مشخص کنید که آیا این امر به دلیل خیلی دست کم گرفتن هدفتان است
یا به عوامل دیگری برمی¬ گردد.
چگونه برای کسب و کار خود KPI تعریف کنیم ؟
تعریف KPI به دانش ومهارت نیاز دارد و میتواند بسیار طاقت فرسا باشد. واژه ی
نافذ در KPIs ،Key به معنای کلیدی است. این به آن معنا است که شاخص های
کلیدی عملکردی که تعریف می کنید باید به درآمد یا نتیجه و خروجی حاصل شده
از کسب وکارتان مرتبط باشد. KPIs معمولاً با شاخص های کسب و کار اشتباه
گرفته میشوند. علارغم آنکه این دو اغلب به یک منظور استفاده میشوند، شاخص
های کلیدی عملکرد باید بر اساس اهداف اصلی کسب و کار تعریف شود.
برای تعریف KPI های مناسب در کسب و کارتان، مراحل زیر را دنبال کنید :
• خروجی مطلوب شما چیست؟ (میتواند، درآمد ، سود، سهم بازار بیشتر، تعداد فالوور، دانلود و یا هرچیز دیری باشد.)
• چرا این خروجی برای شما اهمیت دارد؟ (دلیل انتخاب خروجی مطلوب خود را بازگو کنید.)
• چگونه میخواهید فرآیند تحقق هدف را اندازه گیری کنید؟ (روش های ارزیابی
خود راشرح دهید، مثلا با استفاده از اطلاعات آماری و تحلیل آنها یا تحلیل
گوگل و …)
• چگونه میتوانید بر خروجی تعریف شده اثر بگذارید؟ (مثلا با استفاده از اجرای کمپین های بازاریابی و تبلیغاتی بتواند روند را تسریع ببخشید یا ….)
• چه کس یا کسانی مسئول خروجی کسب و کار هستند؟(بسته به آنکه سازمان شما
چقدر بزرگ است، چه اهدافی را تعیین می کنید، اهداف شما به کدام دپارتمان
مربوط مشود و در هر دپارتمان مسئولین چه کسانی اند، مشخص میشود مسئولیت
خروجی کیست)
• چگونه متوجه خواهید شد که به اهداف تان دست یافته اید؟ (در این بخش باید
مشخص کنید چه اتفاقاتی به معنای تحقق اهداف است، استفاده از معیار های
SMART سبب میشود اهداف قابل اندازه گیری و ملموس را در نظر بگیرید.)
• چند وقت یکبار فرآیند تحقق هدف را بازبینی می کنید؟ (این کار سبب میشود
گپ ها و عیب و ایرادات مربوط به فرآیند مشخص شود و با رفع آن روند تسریع
شود.)
مثلا اگر هدف شما افزایش درآمد در سال جاری باشد، بهتر است رشد فروش را به عنوان KPI در نظر بگیرید. به این صورت طبق گام های زیر عمل کنید تا KPI خود را به بهترین روش تعیین کنید :
• خروجی مطلوب افزایش درآمد فروش به میزان ۲۰% در سال جاری است.
• دستیابی به این هدف سبب میشود کسب و کار سودآور باشد.
• فرآیند تحقق هدف به عنوان افزایش در درآمد اندازه گیری میشود.
• با استخدام کارکنان اضافی فروش، و تشویق مشتریان موجود به خرید بیشتر بر میزان فروش اثر میگذاریم.
• مدیر فروش در خصوص این معیار مسئول است.
• اگر درآمد در سال جاری حداقل به میزان ۲۰% افزایش پیدا کند یعنی هدف تعیین شده محقق شده است.
• KPI در نظر گرفته شده به صورت ماهانه اندازه گیری شده و مورد بررسی قرار می گیرد.
همانطور که در مثال مشخص است ، با تعیین درست هدف و KPI مناسب برای ارزیابی آن میتوانید تحقق اهداف کسب و کار خود را کنترل و مدیریت نمایید.
منابع: جزوات درسی استاد علی خویه و وب سایت های رایزن سامانه و وب سایت چطور و کانال های تلگرام
